Những điều
cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Đã tổ chức sự kiện không
ai không có lần đối diện với việc xin giấy phép tổ chức Event. Và cho dù bạn
làm ở vị trí nào, từ lên kế hoạch cho đến thực thi, thì bạn cũng phải nắm được
những điều cần lưu ý khi xin giấy phép cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không
có trục trặc hay thậm chí bị hủy bỏ chương trình, bị phạt hành chánh.
Đôi điều cần chú ý về thủ
tục xin cấp phép
Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ
sơ và nộp xin cấp phép, đừng đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có
nhiều phát sinh bạn sẽ không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số
nội dung trong giấy phép, phải xin thêm giấy phép con... hay như chương trình
biểu diễn thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất
30 ngày trước chương trình.
Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép, việc
chưa có kinh nghiệm sẽ làm mất thời gian của bạn nhiều hơn so với dự tính. Chẳng
hạn như thời gian nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản
quyền tác giả là buổi sáng còn lại là thời gian trả hồ sơ.
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép
đó là: Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép, Bản sao Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu
tổ chức cho khách hàng), giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin
phép, hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình. Nếu chương trình
có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền
tác quyền, Bản ghi lời bài hát (lyric) (xem thủ tục).Với chương trình tổ chức
biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam
biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó. Nếu có
chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương. Nếu sự
kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu,
Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực
hiện. Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp
kèm maket vé bán.
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở
nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn
sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.
Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải
tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như
ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn
thì bạn sẽ không thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Ở một số quận
như 1, 3 có một số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu bạn tổ chức ở những nơi
trung tâm, nơi mang tính chính trị… nên bạn cần phải chú ý thời hạn cấp phép có
thể kéo dài hơn ở những quận khác.
| 